Auch nicht-digitale Daten müssen sorgsam vernichtet werden

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Auch nicht-digitale Daten müssen sorgsam vernichtet werden

Es gibt vielfältige Daten, die nicht in digitaler Form vorliegen. Nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen möchten die meisten Firmeninhaber nicht einfach alte Rechnungen und sensible Geschäftsdaten in den Papiermüll geben. Daher wird es irgendwann einmal für jede Firma interessant, einen eigenen Aktenvernichter anzuschaffen. Schließlich möchte man sensible Firmendaten ja auch nicht an ein Drittunternehmen geben für die Vernichtung, da in diesem Fall unter Umständen geschäftsinterne Informationen weitergegeben werden, die für Dritte nicht bestimmt sind. Wer noch keinen eigenen Aktenvernichter im Büro benutzt, kann beim Neukauf von einer besonders feinen Schredderung profitieren. In den vergangenen Jahren haben sich die Aktenvernichter nämlich enorm verbessert!

Einen guten Aktenvernichter finden

Über die Jahre können sich so einige Dokumente ansammeln, die mit der Zeit entsorgt werden können. Bei einem guten Aktenvernichter geht es nicht nur um die Feinheit im Schredder, vor allem sollte das Gerät auch zuverlässig laufen, wenn viele Hundert Seiten vernichtet werden müssen. Läuft das Schneidwerkzeug heiß oder verklemmen die einzelnen Seiten immer wieder im Aktenvernichter, kann dies zu erheblichen Verzögerungen führen. Kaum sind Angestellte bereit, Überstunden anzuhäufen, nur weil der Aktenvernichter im Büro mal wieder nicht richtig funktioniert hat und noch etliche Unterlagen zur Vernichtung bereitliegen. In einem objektiven und unabhängigen Test können Sie sich über aktuelle Aktenvernichter mit Mikroschnitt informieren, auch das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte dabei beachtet werden. Nicht immer ist der teure Aktenvernichter besser geeignet als ein günstiges Modell, in großen Unternehmen sollte dabei besonders auf die zu verarbeitende Blatt-Anzahl geachtet werden und ob ein Dauerbetrieb über mehrere Stunden möglich ist.

Wo gibt es noch Sicherungskopien?

Sind die Akten zehn Jahre oder älter, und sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, können unter Umständen an anderer Stelle im Büro oder im Keller noch Kopien liegen. Damals war es noch nicht so üblich, alle Dokumente und Akten auch zu digitalisieren, wobei es Scanner im gut ausgestatteten Büro bereits seit vielen Jahren gibt. Es lohnt sich in jedem Fall noch einmal, genau nachzuforschen, ob sich Sicherungskopien der zu vernichtenden Akten noch irgendwo im Unternehmen befinden, auch im Angestelltenschreibtisch kann unter Umständen noch eine Kopie abgelegt sein. Hat ein ehemaliger Kunde um vollständige Löschung von personenbezogenen Daten gebeten, müssen neben den digitalen Speicherungen auch alle eventuell in Papierform erstellten, personenbezogenen Daten zu vernichten. Wurde also zum Beispiel eine Ausweiskopie vorgelegt, die der Einfachheit halber auf dem Kopierer im Büro angefertigt worden ist, muss dieses Dokument dann ebenfalls vernichtet werden und darf nicht etwa unabhängig von den digitalen Daten noch weiter in der Firma abgelegt oder verwendet werden.

Wie lassen sich Daten auf CDs, DVDs oder Kundenkarten sicher löschen?

Eine CD oder DVD kann nicht einfach so gelöscht werden, die Daten sind unwiderruflich in den Datenträger gebrannt. Scheidet ein Angestellter aus dem Unternehmen aus, können personenbezogene Daten noch auf der Mitarbeiterkarte gespeichert sein, die eventuell für den Zutritt zum Firmengelände oder dem Büro nötig waren. CDs, DVDs oder Kreditkarten sollten nicht einfach in den Müll geworfen werden, mit Dokumenten aus Papier und Pappe würden Sie dies ja auch nicht tun! Zum Glück gibt es derartig leistungsstarke Aktenvernichter, die nicht nur Pappe und Papier in Minutenschnelle vernichten und unleserlich machen.

Eine CD oder eine DVD sollten Sie übrigens nie probieren, durch Zerbrechen unleserlich zu machen! Die Oberfläche wird in diesem Fall stark splittern, scharfkantige Teile können durch den ganzen Raum fliegen und die Gesundheit der Angestellten gefährden! Besser ist es, die Datenträger mit einem entsprechenden Aktenvernichter sicher zu zerstören. Für ein nachhaltiges Wirtschaften sollte dabei darauf geachtet werden, dass der Auffangbehälter immer nur mit einem Rohstoff gefüllt wird: Entweder Papier, oder aber Kunststoffe von Mitarbeiterkarten, DVDs oder CDs. Über das duale System lassen sich diese Rohstoffe wiederverwenden, das geschredderte Material kann nach der Vernichtung einfach über die verschiedenfarbigen Mülltonnen entsorgt werden.

Es ist nach dem Schreddern nicht mehr möglich, lesbare Dokumente zusammenzukleben, wenn im Mikroschnittverfahren gearbeitet wird. Es soll in der Vergangenheit tatsächlich schon vorgekommen sein, dass zerstörte Akten später wieder von Unbefugten zusammengesetzt wurden. Zum Glück haben sich die Aktenvernichter seit diesen Vorfällen stark verbessert. Wer ganz auf Nummer sicher gehen möchte, bringt die Papierabfälle einfach selbst zum nächsten Wertstoffhof.

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